Stellen Sie mit Hilfe eines Alerts auf der Feed Page fest, dass es möglicherweise zu einer Verletzung einer Rechtsposition bzw. einem Vorfall gekommen ist, sollte jedenfalls im ersten Schritt ein Incident Review gestartet werden. Dies geschieht mittels des Buttons "Create Incident" (Abb. 1).
❗ Ein Incident Review sollte angelegt werden damit der Verdacht auf eine mögliche Verletzung einer LkSG-relevanten Rechtsposition für das BAFA bearbeitet und deren Abmilderung (Mitigation) nachverfolgt werden kann. Sollte kein Verdacht vorliegen, kann der Alert ignoriert - oder für die bessere Nachverfolgung die Abmilderung (Mitigation) geskipped werden.
Abb 1: Um eine Verletzung festzustellen, sollte "Create Incident" angewählt werden.
Es kann ausgewählt werden, ob der Alert sich mit einer einzelnen Site oder mit einer Site Group befasst. Kann keine spezifische Site zugeordnet werden, sollte die Site Group ausgewählt werden.
Falls zutreffend, kann Prewave erkennen, dass zu einem Target (=Lieferanten) bereits ein Incident angelegt wurde. Es besteht die Möglichkeit, die neuerlich festgestellte Verletzung zu diesem Incident Review hinzuzufügen. Falls kein vorheriger Incident Review zu einer ähnlichen Thematik bzw. bei dem gleichen Lieferanten vorhanden ist oder sollte das zusammenführen nicht vorhanden sein, sollte auf "Create new incident" geklickt werden (Abb. 2).
Abb 2: Der nächste Schritt ist der Klick auf "Create new incident" - wenn kein möglicherweise vorhandener vorheriger Alert verknüpft werden soll.
Die zuerst vorgeschlagene Maßnahme "Incident Review" sollte angewählt werden um diese Verletzung systemisch zu erkennen und um deren Abmilderung (Mitigation) nachzuverfolgen (Abb. 3).
Wird dieser Schritt nicht gewählt, wird diese Verletzung nicht in das BAFA Report Template, welches von Prewave zur Verfügung gestellt wird, übertragen (z.B. Frage C2.1 Wurden im Berichtszeitraum Verletzungen bei unmittelbaren Zulieferern festgestellt?).
Abb 3: Damit die festgestellte Verletzung auch im BAFA Report Template erscheint, sollte in jedem Falle ein "Incident Review" angelegt werden, mit dem spätere Abhilfemaßnahmen verknüpft werden sollen.
Der Status dieses Incident Reviews kann und sollte dokumentiert werden (Abb. 4, 1).
Es wird angezeigt ob Maßnahmen empfohlen werden, in dem mittels der Festlegung von Schwere der Verletzung (Severity) und Einflussvermögen auf den Lieferanten (Impact) eine Maßnahmenpriorität (Action Priority) ermittelt wird (Abb. 3, 2).
Abb. 4: Dokumentation des Incident Reviews sowie Ausführung dessen, in dem die Maßnahmenpriorität ermittelt wird (durch Auswahl von Severity und Impact)
Ist die Maßnahmenpriorität hoch oder kritisch, schlägt Prewave automatisch vor, weitere Maßnahmen zu planen (Abb. 5). Entscheiden Sie sich dafür, weitere Maßnahmen zu ergreifen, klicken Sie auf "Take action".
Eine Hilfestellung zur selbstständigen Einschätzung der Schwere und des Einflusses falls die vorgeschlagenen Werte von der eigenen Einschätzung abweichen, ist im entsprechenden Artikel des LkSG-Leitfadens zu finden.
Abb. 5: Bei einer hohen oder kritischen Maßnahmenpriorität, wird vorgeschlagen, weiterführende Maßnahmen zu planen.
Sie gelangen sodann zu einem weiteren Fenster, in der Sie die geeignete Maßnahme von höherer Intensität auswählen können (Abb. 6).
Abb. 6: Auswählen einer Abhilfemaßnahme von höherer Intensität aufgrund einer Verletzung, die mittels Incident Review getracked und bearbeitet wird.
Im Beispiel aus Abb. 6 haben wir uns für ein On-site Audit entschieden. Auch hier sollte der Status dieser Maßnahme aktualisiert werden (siehe Abb. 7). Nur so kann im BAFA Report angezeigt werden, ob Ihre angesetzten Maßnahmen auch durchgeführt werden und ob sie erfolgreich zu Ende gebracht wurden oder nicht.
Abb. 7.: Der Status einer Maßnahme sollte immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden damit die Informationen korrekt in das BAFA Report Template exportiert werden.
Die Maßnahmen, die aufgrund der eingangs festgestellten Verletzung geplant werden, sollten nun in jedem Falle noch mit dem anfänglich erstellten Incident Review verknüpft werden damit sie im von Prewave bereitgestellten BAFA Report implementiert werden. Dazu kann etwa als Anhang der beispielhaft gewählten Maßnahme "On-site Audit" der ursprüngliche Incident Review angehängt werden (siehe Abb. 8):
Abb. 8: Auswahl des richtigen Incident Reviews im Anhang an die Maßnahme.
Erst wenn die Verlinkung aktiv ist, können die Maßnahmen, die aufgrund der Verletzungen angesetzt wurden, auch in den Report übernommen werden. Dies ist für Fragen wie C2.1 unerlässlich: C2.1 Wurden im Berichtszeitraum Verletzungen bei unmittelbaren Zulieferern festgestellt? Falls 293. Ja ausgewählt wurde, haben Sie angemessene Abhilfemaßnahmen eingeleitet?.
Abb.: 9: Ein erfolgreich verlinkter Incident Review zu einer Maßnahme.