In 3.1 wurde bereits beschrieben, dass jeder mit einem Internetanschluss und einem internetfähigen Gerät sich in Prewave anmelden kann und über das Profil ihres Unternehmens eine Beschwerde einreichen kann.
Wie auch in 1.3 bereits beschrieben stellt Prewave allen Kunden die sogenannte Grievance Report Funktionalität zur Verfügung um die Einhaltung der in §8 beschriebenen Anforderung sicherzustellen. Mit dieser Funktionalität stellt Prewave einen anonymisierten Kommunikationskanal zwischen Beschwerdequelle und Unternehmen bereit. Nach erfolgreicher Erstellung eines Profiles auf der Prewave Plattform hat jeder Nutzer die Möglichkeit sich kostenfrei auf der Plattform zu registrieren und in den Unternehmensprofilen eine anonyme Beschwerde zu hinterlegen. Im Falle dessen, dass eine Beschwerde gegen ihr Unternehmen über die Prewave Plattform eingeht, gelangt diese über den Feed zum dedizierten “Grievance Manager” (Adminrolle, um eine eindeutig zugeteilte und verantwortungsvolle Bearbeitung der Beschwerden im System zu garantieren).
Die Bearbeitung der Beschwerden liegt in der Verantwortung der Kunden. Prewave bietet lediglich den Kommunikationskanal und relevanten Funktionalitäten für eine Vereinfachung des Prozesses.